Notariados do Mundo debatem os Atos Notariais Eletrônicos e a Desmaterilização

Paris (França) – O terceiro dia do 28º Congresso Internacional do Notariado promovido pela União Internacional do Notariado (UINL) em parceria com o Conselho Superior do Notariado Francês na cidade de Paris foi reservado debates em torno do tema “Ato Notarial Eletrônico e Desmaterialização”, coordenado pelos notários Enrique Brancós, da Espanha, e Thierry Vachon, da França.

Para abordar o tema de maneira pormenorizada, os coordenadores o dividiram em quatro blocos: identidades digitais; suporte da escritura; cópias eletrônicas e assinaturas digitais. Ao avaliarem os trabalhos realizados pelos diversos notariados, Brancós e Vachon apresentaram o seguinte quadro atual: 75% das escrituras possuem suporte eletrônico, a tecnologia anda no mesmo compasso do notariado, função de controle e de legalidade do notariado permanecem mantidas, há tendências de crescimento do e-government, os jovens possuem cada vez mais acesso a internet e a computadores, há um amplo uso de certificado digital e a prevalência do armazenamento de documentos em Centrais.

Os principais problemas encontrados estão relacionados à interoperabilidade, à confidencialidade, ao fato de que as chaves públicas só funcionam dentro do País e que as assinaturas do notariado deveriam ter uma base única mundial. Também destacaram o fato que existem diversas nomenclaturas para o termo assinatura digital nos países.

Foram encontrados três modelos de elaboração de Escrituras: admissão da matriz eletrônica para escritura (Austrália, Itália e México); Misto: faz no papel e depois se digitaliza a e assina (Alemanha); só papel. Alguns países já trabalham com grafotécnica Eletrônica – via tablet. (França) e outros já implantaram a procuração eletrônica.

Quanto à disputa entre o arquivo individual por notário versus arquivo unificado, onde cada um somente enxerga o seu, a segunda opção vem sendo adotada cada vez mais com sucesso. O documento eletrônico deve atender aos seguintes requisitos: durabilidade; perenidade, migração homologada e rastreabilidade das migrações de versões e formatos. Já a cópia eletrônica está sendo cada vez mais aceita, com a restrição de que só pode ser enviada para notários, registradores e Governo.

Blocos Temáticos

Ao tratar sobre o tema Identidades Digitais, seis países apresentaram suas experiências. Na Áustria, o certificado digital é utilizado para comunicação com o Governo, o sistema bancário e o sistema jurídico. Os notários possuem duas assinaturas, uma profissional e outra eletrônica comum. Na República Tcheca, o certificado é utilizado para conexão com o registro civil, governo e cidadãos.

Na Polônia os notários utilizam o certificado digital de forma obrigatória para comunicação com o Governo, registros e seguro social e estão trabalhando em projeto para a criação da identidade no smartphone. Já o Uruguai usa a firma eletrônica com suporte notarial gerenciado pela Caixa Notarial. Alemanha e Espanha relativizaram o uso da certificação digital para os atos notariais.

O segundo bloco temático debateu o Suporte da Escritura, com cinco países apresentando as suas experiências. Na França se utiliza a identidade e assinatura digital, mediante suporte eletrônico desenvolvido por empresas privadas. Os anexos podem ser digitalizados e linkados com a escritura eletrônica. Após realizada é enviada para um Sistema Único, onde cada notário só pode ter acesso a seus atos.

Na Alemanha ainda prevalecem os atos notariais em papel. As cópias eletrônicas são certificadas com número jurídico de controle e o arquivo híbrido acabou de ser autorizado. A Argentina não possui suporte eletrônico para a escritura e a ênfase está em assegurar o valor do notário no processo eletrônico.

Na Estônia 85% da população possui identidade com chip, usa-se um sistema chamado e-notary, onde os clientes podem por optar por receber o ato em suporte papel ou eletrônico. A escritura também é armazenada como cópia digital juntamente com seus anexos, para depois ser enviada digitalmente para clientes, registros e governo. Cada vez menos os clientes pedem uma cópia em papel ou eletrônica, pois podem acessar o portal no seu Smartphone e obter uma cópia do seus atos a qualquer momento.

Já na Áustria o acesso a uma determinada escritura precisa ser liberada pelo notário que responde à solicitação do usuário ou governo enviando um código de acesso específico para essa escritura.

Para debater o tópico Cópias Eletrônicas apresentaram-se cinco países. O México defendeu a importância do notário independentemente do suporte. Na República Tcheca para fazer uma cópia eletrônica é necessário ter um certificado digital válido, o qual precisa ser trocado periodicamente.

A Itália possui um software para elaborar as cópias e minutas, com avançado uso da biometria. Os sistemas permitem trâmite com governo, registros e os próprios notários. A Espanha elabora documentos públicos eletrônicos desde 2000, possui uma ede privada notarial e um índice único destinado ao combate à lavagem de dinheiro. Os notários espanhóis enviam cópias eletrônicas para o Governo, notários e registradores.

A Suíça utiliza um sistema misto, sendo que no documento eletrônico se apõe a firma eletrônica do notário e o selo eletrônico, com um mecanismo de envio de documentos para o registro, com utilização de certificado digital com carimbo de tempo. Sobre o blockchain, a recomendação é acompanhar a evolução sem agir desesperadamente neste momento, pois a tecnologia precisa amadurecer.

Finalizando os debates em torno do tema, quatro países apresentaram-se para falar sobre o tópico Assinatura Digital. Na França, a desmaterialização dos documentos é feita por meio do Sistema Teleactes. A escritura pode ser feita digitalmente por meio do sistema ADSN, através de uma rede de internet de acesso privado para notários. Os notários contam com uma plataforma notarial eletrônica chamada NotasVis. Possuem ainda o ideNot, que é um acesso móvel para notários, um dataroom ou cloud para que eles acessem seus dados de qualquer lugar.

Na Rússia os notários fazem três tipos de registros de escrituras em papel ou eletrônica, sendo que estas últimas representam 80% do total e são acessíveis ao governo. O documento eletrônico pode ser transformado em documento papel e vice-versa. O País testou o blockchain por dois anos e verificou que o sistema pode perder blocos, sofre ataques e possibilidades de falsificação.

Na Polônia os notários atualmente trasladam o registro aos tribunais de forma eletrônica, em um sistema chamado registro notarial. Por fim, na Bélgica, utiliza-se a assinatura digital para a recuperação da informação junto aos cadastros e informações fiscais. A plataforma web com acesso via certificado digital fornece função de intercâmbio de informações e envio de documentos digitalizados. Todas as escrituras são assinadas pelas partes e pelo notário e enviadas para as partes e para o registro juntamente com os seus metadados.

28º Congrès International du Notariat
19-22 Octobre 2016

FORUM INTERNATIONAL DU CONGRÈS INTERNATIONAL DU NOTARIAT
Paris, 22 octobre 2016

<< Le règlement européen sur les successions internationales et les Etats tiers >>
<<  European regulation on international successions and third States >>
<< El reglamento europeo de sucesiones internacionales y terceros Estados >>

PROPOSITION THEME I:
Pour la création d’un Certificat Successoral Mondial
Les participants au Forum proposent:
La création d’un Certificat Successoral Mondial (CSM) dont l’objet sera de permettre au notaire en charge d’une succession ouverte en application d’un droit hors de l’Union Européenne d’être en possession d’un document prouvant la qualité des héritiers et leurs droits respectifs, pour assurer la sécurité juridique du règlement de cette succession.

1ST THEME PROPOSAL:
For the creation of a World Certificate of Succession
The Forum participants proposed:
The creation of a World Certificate of Succession whose purpose will be to allow the notary in charge of a Succession settlement under a law outside of the European Union, to be in possession of a document proving the quality of heirs and their rights, so to ensure the legal security of the settlement of that Succession.

PROPUESTA TEMA I:
Creación de un Certificado Sucesorio Mundial
Los participantes del Foro proponen:
La creación de un Certificado Sucesorio Mundial (CSM) cuyo objeto será permitir que el notario encargado de una sucesión abierta em aplicación de un derecho fuera de la Unión Europea posea un documento que pruebe la calidad de los herederos y de sus respectivos derechos, para garantizar la seguridade jurídica del reglamento de esta sucesión.

PROPOSITION THEME II:
Favoriser l’autonomie de la volonté

Les participants au Forum proposent:
d’inciter les Etats qui ne la connaissent pas à la reconnaitre ou à tout le moins à respecter les effets attachés à l’autonomie de la volonté dans un souci d’harmonie des solutions.

2ND THEME PROPOSAL:
Fostering autonomy of will

The Forum participants proposed:
to encourage States who do not know the autonomy of will to recognize it or at least to respect its consequent effects, with the aim of harmonizing solutions.

PROPUESTA TEMA II:
Favorecer la autonomía de la voluntad

Los participantes del Foro proponen:
Incentivar a los Estados que no la reconocen tengan a bien reconocerla o por lo menos a respetar los efectos vinculados a la autonomía de la voluntad a fin de armonizar soluciones.

PROPOSITION III:
Por la conclusion entre Etats de conventions fiscales internationales en matière successorale

Les participants au Forum proposent:
d’inciter les Etats à conclure des conventions fiscales internationales en matière de successions et de donations qui ont le mérite d’indiquer clairement les dénifitions à retenir et la manière d’imposer les biens, et surtout de mettre em place un système adéquat pour éviter la double imposition.

3rd THEME PROPOSAL:
For the conclusion of international tax conventions on Succession between States
The Forum participants proposed:
To encourage States to conclude international tax conventions on inheritance and donations matters which allow to set clearly the definitions to remember, and to indicate the way of taxing the estate, and especially to establish an adequate system to prevent double taxation.

PROPUESTA TEMA III:
Conclusión entre Estados de convenciones fiscales internacionales en materia de sucesiones

Los participantes del Foro proponen:
Fomentar a los Estados a concluir convenciones fiscales internacionales en materia de sucesiones y de donaciones que tienen el mérito de indicar claramente las definiciones a adoptar y la manera de tasar los bienes y sobre todo de establecer un sistema adecuado para evitar la doble tributación.

Fonte: CNB-CF